Электронный документооборот

Описание программного обеспечения

Электронный документооборот в программном обеспечении «Универсальная Система Учета» дает возможность значительно сэкономить время персонала на ведение бизнес процессов в организации, составив регламент их ведения в соответствии с организационной структурой и присутствующей иерархией отношений. Благодаря электронному документообороту, персонал исключает из своего поля деятельности заботу о своевременном составлении заявки, служебной записки, формировании очередного договора, даже о бухгалтерской отчетности, включая документы первичного учета. Все эти заботы принимает на себя программная конфигурация для электронного документооборота – она сама составляет всю текущую документацию, которой организация оперирует в процессе, при этом регистрирует автоматически новые документы, соблюдая сквозную нумерацию и даты, имеет способность самостоятельно сортировать документы по назначению и формировать архивы из них, согласно принятой рубрикации, сопровождая каждый составлением реестров. Конфигурация для электронного документооборота даже дифференцирует оригинал документа и его копию, отмечая, где именно и что именно хранится, следит за возвратом документов, отправленных на подписание.

Если вернуться к составлению документов, то следует сказать, что все они имеют установленный официально формат, соответствующий последним требованиям, правильно заполнены, имеют все обязательные реквизиты и, при желании, логотип. За актуальностью формата в конфигурации для электронного документооборота следит отраслевая справочная база, где собраны все стандарты и требования, акты и постановления по составлению отчетности. Эта база осуществляет постоянный мониторинг изменений к документам, автоматически корректируя вложенные шаблоны с учетом новых поправок. Поэтому организация в конфигурации для электронного документооборота всегда имеет «правильные» документы.

Помимо текущего документооборота, который может быть как электронным, так и бумажным, организация ведет свою внутреннюю отчетность, сопровождаемую тоже документооборотом, согласно упомянутой выше иерархии бизнес процессов и табели о рангах. Благодаря автоматизированному электронному документообороту, управленческий аппарат может объективно оценить эффективность каждого сотрудника, участвующего в организации внутренних процессов и разных процедур, но только не в учетно-счетных, поскольку их выполняет теперь сама конфигурация для электронного документооборота, что повышает качество учета и точность всех вычислений, осуществляемых автоматически. Взаимодействие между разными подразделениями, в том числе, реализуется посредством подписания служебных записок, запросов, заявок, что часто требуют участия нескольких сотрудников из разных инстанций.

Для анализа эффективности таких процессов и согласований конфигурация для электронного документооборота устанавливает свой контроль, регулярно формируя отчет «Затянутая работа» с оценкой скорости принятия решения по каждой инстанции и отчет «План работ», где перечислены все инициированные заявки и служебные записки и даны активные ссылки на каждый документ, чтоб проверить реализацию всех инициатив. Формат базы электронных документов, составленных при ведении внутренней деятельности, имеет вид общего списка заявок, служебных записок и панели закладок, где представлено всего две опции – «Приложение к служебке» и «Работа по служебке». В первой закладке идет прикрепление тех документов, что объясняют ситуацию по обсуждаемому вопросу, во второй – перечень тех действий в хронологической последовательности, что были предприняты для принятия решения, и кем эти решения были приняты. Руководство организации может легко контролировать «бумажные» процессы и участие в них ответственных лиц.

Чтобы исключить из деятельности организации такие моменты, как походы по кабинетам для сбора требуемых подписей, конфигурация для электронного документооборота предлагает формат электронного согласования, когда можно оперативно собрать все необходимые разрешения. Для контроля над подписанием используют систему внутреннего оповещения, в рамках которой информирование сотрудников производится посредством отправки всплывающих в углу экрана сообщений, точечно направленных тем лицам, что заинтересованы в обсуждении и подписании. Конфигурация для электронного документооборота отправляет такое уведомление всем участникам, как только кто-то из подписантов выполнил свою обязанность, и в доступном им листе согласования появляется новая подпись, далее очередь переходит по эстафете другому ответственному лицу, согласно утвержденному регламенту бизнес процессов, определение которого проводится при настройке системы с учетом индивидуальных особенностей организации, включая имеющиеся у нее активы, ресурсы, штатное расписание, прочее.

Настройка конфигурации для электронного документооборота осуществляется сразу после инсталляции, которую выполняют дистанционно специалисты УСУ, используя интернет-соединение. После определения регламента внутренних процессов автоматизированная система будет автоматически его поддерживать.

Скачать программное обеспечение для электронного документооборота

Презентация программы для электронного документооборота

Программой могут пользоваться:

Автоматизация бизнеса нами выполнена для множества организаций

Отзывы о программе для электронного документооборота

Вы можете оставить свой отзыв

Язык интерфейса

  Язык базовой версии программы: УКРАИНСКИЙ, РУССКИЙ

  Также Вы можете получить международную версию программы, в которую сможете вносить информацию на ЛЮБОМ ЯЗЫКЕ мира. Даже интерфейс сможете легко перевести самостоятельно, так как все названия будут вынесены в отдельный текстовый файл.

Заказать автоматизацию учета для электронного документооборота

Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.