1. Головна
  2.  › 
  3. Програми для обліку
  4.  › 
  5. Облік документообігу

На думку 452 організацій рейтинг: 4.9
Оценка
Підтримка країн: Всі
Операційна система: Windows
Родина: Універсальна Система Обліку
Призначення: Автоматизація бізнесу

Облік документообігу

  • Можливості
  • Опис
  • Скріншот
  • Відео
  • Завантажити
  • Презентація
  • Для кого?
  • Клієнти
  • Відгуки
  • Мова
  • Замовити

Можливості програми обліку документообігу

  • Регистрация неограниченного числа документов. Отслеживание статуса исполнения и удобная систематизация
    Документы

    Документы
  • Наша программа позволит быстро найти нужный документ по заданным критериям
    Поиск

    Поиск
  • Распределение работ по этапам и сотрудникам. Учет возвратов, автоматическая передача по цепочке
    Документооборот

    Документооборот
  • Программа оповестит нужного сотрудника по факту выполнения каждого этапа
    Напоминания

    Напоминания
  • Все отделы будут взаимодействовать между собой как единый успешный механизм
    Взаимодействие

    Взаимодействие
  • Сотрудники будут видеть свои запланированные дела на любой день. Руководство сможет анализировать качество работы и скорость исполнения сразу всей организации
    Планирование

    Планирование
  • Электронный документооборот обеспечивает высокую сохранность и надежный доступ только для выбранных сотрудников
    Хранение

    Хранение
  • Можно прикреплять файла в современных электронных форматах
    Вложенные файлы

    Вложенные файлы
  • Анализ скорости выполнения для каждого этапа, исполненных и затянутых работ по каждому сотруднику и другая управленческая отчетность
    Отчеты

    Отчеты
  • Интеграция с новейшими технологиями позволит вам эпатировать клиентов и заслуженно получить репутацию самой современной компании
    Эксклюзивность

    Эксклюзивность
  • Система планирования позволяет настроить расписание резервного копирования, получения важных отчетов строго в определенное время и задать любые другие действия программы
    Планировщик

    Планировщик
  • Специальная программа сохранит по расписанию копию всех ваших данных в программе без необходимости останавливать работу в системе, автоматически заархивирует и уведомит о готовности
    Резервное копирование

    Резервное
    копирование
  • Наша организация, заботясь о своих клиентах, разработала официальное приложение для мобильных, которое ускорит и упростит ведение бизнеса.Приложение для сотрудников

  • Мобильным приложением удобно пользоваться клиентам, регулярно взаимодействующим с предприятием по поводу его услуг и/или продукции, в которых клиенты постоянно заинтересованы.Приложение для клиентов

  • Библия современного руководителя - дополнение к программе для директоров, которые считают себя профи, либо хотят таковыми стать.Библия Современного Руководителя

  • Вы сможете быстро внести первоначальные данные, необходимые для работы программы. Для этого используется удобный ручной ввод или импорт данных
    Быстрый старт

    Быстрый старт
  • Мы добавили множество красивейших шаблонов, чтобы работа в нашей программе приносила еще большее удовольствие
    Красивый дизайн

    Красивый дизайн
  • Интерфейс программы настолько легок, что в ней может быстро разобраться даже ребенок
    Легкая программа

    Легкая программа

Залежно від конфігурації розробленого програмного забезпечення перелік можливостей може змінюватись:

  • Система гарантує швидкий доступ до будь-якої інформації відповідно до рівня повноважень, захищає їх, гарантує збереженість регулярним резервним копіюванням;
  • До асортименту автоматично створюваної документації належать бухгалтерські звіти, типові угоди, маршрутний лист, усі види документів первинного обліку, заявки та інше;
  • Для швидкого пошуку потрібного документу використовують контекстний пошук, фільтрацію значень по критеріях, множинний вибір за послідовно вказаними параметрами;
  • Усі електронні форми мають однаковий зовнішній вигляд, що дозволяє легко орієнтуватися у кожному, не зважаючи на різницю у змісті, та мають єдине правило для введення даних;
  • Між різними підрозділами, службами, співробітниками підтримують внутрішній зв’язок у вигляді спливаючих на екрані повідомлень з переходом до теми обговорення, документу;
  • Програма проста у виконанні та легка у використанні - її користувач може не мати досвіду роботи на комп’ютері, але при цьому швидко оволодіє нею та буде успішно вносити дані;
  • Під час першого завантаження кожен користувач може самостійно оформити робоче місце за допомогою вибору будь-якої з 50 доданих до інтерфейсу дизайнерських версій;
  • Для перенесення більших обсягів інформації з зовнішніх документів використовують функцію імпорту, яка виконує автоматичний трансфер даних протягом частки секунди;
  • Під час переносу інформації за допомогою функції імпорту усі значення стають саме на те місце, яке попередньо було зазначене для кожного, так можна перенести будь-який архів;
  • Багатокористувацький інтерфейс дозволяє працювати в одному файлі будь-якій кількості користувачів без конфлікту збереження інформації та вирішує проблеми спільного доступу;
  • Для роботи у системі кожен співробітник отримує індивідуальний логін та захисний пароль до нього, вони обмежують доступ до обсягу службових даних, відповідно до повноважень;
  • Для виконання робіт в межах призначених обов’язків кожен співробітник має свої особисті електронні форми, куди вводить свої показники, - але не до загальної бази даних;
  • Програма маркує логіном усі внесені відомості, щоб знати, хто і що додав, при цьому вона зберігає усі виправлення та видалення, завжди можна знайти «історію» користувача;
  • Керівництво встановлює контроль над роботою персоналу, регулярно перевіряючи його дані на відповідність поточному стану справ, оцінює терміни та якість виконання, інше;
  • Керівництво може контролювати діяльність персоналу за допомогою відеонагляду та розшифровки телефонних дзвінків від АТС - програма обліку легко інтегрується з ними.

Опис програмного забезпечення

Облік документообігу у програмному забезпеченні «Універсальна Система Обліку» влаштований в автоматичному режимі - програма самостійно розподіляє складені нею ж різноманітні документи по архівах відповідно до рубрикації. У документообіг, який підприємств веде у процесі діяльності, додаються усі внутрішні та зовнішні документи, необхідні для різноманітних організацій, державних органів та перевіряючих інстанцій. І увесь такий обсяг буде складатися в автоматизованій системі обліку без участі персоналу, окрім, звичайно, введення даних, на основі яких відбуваються розрахунки, формуються кінцеві показники, які повинні бути додані у готову звітність. Контроль над документообігом у додатку для обліку документообігу встановлюють дві функції - автозаповнення та вбудований планувальник завдань.

Перша функція вільно оперує усіма даними, розташованими у системі, та шаблонами, що додані у неї для виконання саме цього завдання, до того ж, для будь-якого запиту знайдеться свій бланк, який повністю відповідає офіційним вимогам за форматом та змістом. Для контролювання відповідності правилам заповнення та формі подачі у додаток для обліку документообігу вбудована нормативно-довідкова база, де містяться усі положення та постанови, накази по оформленню документації саме у тій галузі, в якій працює підприємство. Оскільки програма перебуває завжди у дії та виконує моніторинг змін у галузі, то ця база буде оновлюватися з надзвичайною регулярністю, що забезпечить підприємству актуальний формат звітності. Друга функція - планувальник - призначена для контролювання запуску усіх автоматично виконуваних робіт саме в той час, який призначений для кожної з них у складеному заздалегідь розкладі. Кожен документ у додатку для обліку документообігу має термін готовності, і за ним стежить планувальник, щоб своєчасно дати старт програмі та скласти потрібний звіт.

Усі бланки в автоматичному документообігу мають обов’язкові реквізити та, у випадку необхідності, логотип підприємства. Як відбувається формування документообігу у програмі для обліку, тепер зрозуміло. Як влаштований сам облік? Додаток для обліку документообігу має просте меню - два блоки «Довідники» та «Модулі», обоє мають схожу внутрішню побудову, але у кожного своє завдання. «Довідники» відповідають за влаштування регламенту по веденню документообігу, відповідно до організаційної структури підприємства та штатного розкладу, тому для виконання цього завдання під час налаштування системи обліку у них додають дані про усі підрозділи та філії підприємства, зазначають усі реквізити, якщо їх декілька, перелічують співробітників, відповідно табелю про ранги. На основі цих даних, додаток для обліку документообігу надає схему руху кожного документу з миті його створення та до розподілу в потрібний архів. Так, у блоці «Довідники» також перераховуються усі документи з якими працює підприємство. Безпосередньо робота з документами починається у блоці «Модулі», відповідальному за реєстрацію поточної діяльності підприємства, - саме тут відбувається створення звітів, оскільки саме тут формуються показники підприємства, які повинні бути показані у документах. У цьому блоці створюється реєстр сформованої документації, при цьому додаток для обліку документообігу підтримує наскрізну нумерацію для реєстрації документів по мірі їх готовності.

З ким ведеться документообіг? З клієнтами, постачальниками, підрядниками, установами - усі його учасники перелічені в єдиній базі контрагентів, яка має формат CRM. Учасники в базі поділені на категорії та статуси, відповідно до яких відбувається формування цільових груп для окремої роботи, адже фронт робіт з кожною з них повністю відрізняється від інших. У CRM додаток для обліку документообігу розташовує реквізити контрагентів, необхідні для створення документації, а також історію спільної роботи, зокрема хронологію дзвінків, електронних листів, зустрічей, та додає до «досьє» кожного угоду, прайс-лист, інші формуляри, які були у роботі, для збереження історії.

Щоб створити документ, додаток для обліку документообігу пропонує спеціальну форму - вікно, заповнення котрого відповідною інформацією веде до формування документу. При цьому необхідно зазначити другу сторону, в адресу якої той буде спрямовано, інформацію про неї вказують не з допомогою клавіатури, а вибором необхідного контрагента з CRM - для цього пропонується контекстний пошук з будь-якої комірки, коли під час друкування перших літер його найменування з величезної кількості учасників буде знайдено потрібний. Для його додавання у форму потрібно тільки клікнути мишкою, підтвердивши свій вибір. Приблизно таким же способом відбувається заповнення будь-яких форм, відповідальних за підготовку документації, - кожне поле для заповнення має вбудоване меню, де представлені усі варіанти можливих відповідей, співробітник повинен обрати відповідну до запиту. Додаток для обліку документообігу пропонує ручне введення тільки для первинних даних. Швидкість готовності - частки секунди після заповнення форми.

Подивившись наступне відео, можна швидко ознайомитися з можливостями програми УСУ – Універсальної Системи Обліку. Якщо Ви не бачите завантаженого на YouTube відео, обов'язково напишіть нам, ми знайдемо інший спосіб показати демонстраційний ролик!

Завантажити програмне забезпечення для обліку документообігу

Презентація програми для електронного документообігу

Програмою можуть користуватися:

  • Ательє

    Ательє
  • Хімчистка

    Хімчистка
  • Торгове підприємство

    Торгове підприємство
  • Виробнича компанія

    Виробнича
    компанія
  • Спортивний центр

    Спортивний центр
  • Логістична компанія

    Логістична компанія
  • МФО

    МФО
  • Медичне підприємство

    Медичне підприємство
  • Туристичні фірми

    Туристичні фірми
  • Навчальний центр

    Навчальний центр
  • Ремонтна майстерня

    Ремонтна майстерня
  • Будь-яка інша організація

    Будь-яка інша
    організація

Ми виконали автоматизацію бізнесу для багатьох організацій

Відгуки про програму для обліку документообігу


Ви можете залишити свій відгук


Ваша оцінка:



Мова інтерфейсу

УКРАЇНСЬКА   Мова базової версії програми: УКРАЇНСЬКА, РОСІЙСЬКА
Всі   Також Ви можете замовити міжнародну версію програми, до якої можете вносити інформацію БУДЬ-ЯКОЮ МОВОЮ. Навіть мову інтерфейсу з легкістю можна змінити самостійно, адже всі назви будуть занесені в окремий текстовий файл.

Замовити автоматизацію обліку документообігу

Для того щоб придбати дану програму, достатньо лише зателефонувати нам за вказаними у контактних даних телефонами або на скайп, або ж просто написати лист. Наші спеціалісти узгодять з Вами потрібну Вам конфігурацію, підготують угоду та рахунок на оплату.

<