Електронний документообіг

Опис програмного забезпечення

Електронний документообіг у програмному забезпеченні «Універсальна Система Обліку» дає можливість значно заощадити час персоналу на веденні бізнес-процесів в організації, склавши регламент їх ведення відповідно до організаційної структури та присутній ієрархії відносин. Завдяки електронному документообігу персонал прибирає із своєї сфери діяльності турботу про своєчасне створення заявки, службової записки, формування чергової угоди, навіть про бухгалтерську звітність, зокрема документи первинного обліку. Усі турботи бере на себе конфігурація для електронного документообігу - вона сама створює все поточну документацію, якою організація оперує в процесі, при цьому автоматично реєструє нові документи, дотримуючись наскрізної нумерації та дат, має здатність самостійно сортувати документи за призначенням та формувати архіви з них, відповідно до прийнятої рубрикації, супроводжуючи кожен створенням реєстрів. Конфігурація для електронного документообігу навіть диференціює оригінал документу та його копію, позначаючи, де саме та що саме зберігається, стежить за поверненням документів, надісланих на підпис.

Якщо повернутися до створення документів, то варто зазначити, що усі вони мають офіційно встановлений формат, який відповідає останнім вимогам, правильно заповнені, мають усі обов’язкові реквізити та логотип, за бажанням. За актуальністю формату у конфігурації електронного документообігу стежить галузева довідкова база, де зібрані усі стандарти та вимоги, акти та постанови по створенню звітності. Ця база здійснює постійний моніторинг змін у документах, автоматично коректуючи вкладені шаблони з врахуванням нових правок. Тому організація у конфігурації для електронного документообігу завжди має «правильні» документи.

Окрім поточного документообігу, який може бути як електронним, так і паперовим, організація веде свою внутрішню звітність, яка супроводжується таким же документообігом, відповідно до вищезгаданої ієрархії бізнес-процесів та табелю про ранги. Завдяки автоматизованому електронному документообігу, управлінський апарат може об’єктивно оцінювати ефективність кожного співробітника, який приймає участь у влаштуванні внутрішніх процесів та різних процедур, не лише в обліково-обрахункових, оскільки їх тепер виконує безпосередньо конфігурація для електронного документообігу, що підвищує якість обліку та точність усіх обчислень, виконуваних автоматично. Зокрема взаємодія між різним підрозділами реалізується за допомогою підписання службових записок, запитів, заявок, що досить часто вимагає участі декількох співробітників з різних установ.

Для аналізу ефективності таких процесів та узгоджень конфігурація для електронного документообігу встановлює власний контроль, регулярно формуючи звіт «Затягнута робота» з оцінкою швидкості прийняття рішення по кожній установі та звіт «План робіт», де перелічені усі ініційовані заявки та службові записки, а також надані активні посилання на кожен документ, для перевірки реалізації усіх ініціатив. Формат бази електронних документів, складених під час ведення внутрішньої діяльності, має вигляд загального переліку заявок, службових записок та панелі закладок, де представлено усього лише дві опції - «Додаток до службової записки» та «Робота по службовій записці». У першій закладці відбувається прикріплення тих документів, які пояснюють ситуацію по питанню, яке обговорюється, у другій - перелік тих дій у хронологічній послідовності, які були здійснені для прийняття рішення, і ким ці рішення були прийняті. Керівництво організації може легко контролювати «паперові» процеси та участь у них відповідальних осіб.

Щоб виключити з діяльності організації такі моменти, як походи по кабінетах для збору необхідних підписів, конфігурація для електронного документообігу пропонує формат електронного узгодження, коли можна швидко зібрати усі необхідні дозволи. Для контролювання підписання використовують систему внутрішнього сповіщення, в межах котрої інформування співробітників виконується за допомогою надсилання спливаючих в куті екрану сповіщень, точково направлених тим особам, які зацікавлені в обговоренні та підписанні. Конфігурація для електронного документообігу надсилає таке сповіщення усім учасникам, як тільки хтось із підписантів виконав свій обов’язок, та у доступному для нього листі узгодження з’являється новий підпис, далі черга переходить по естафеті іншій відповідальній особі, відповідно до затвердженого регламенту бізнес-процесів, визначення якого відбувається під час налаштування системи з врахуванням індивідуальних особливостей організації, зокрема наявні у ній активи, ресурси, штатний розклад та інше.

Налаштування конфігурації для електронного документообігу здійснюється відразу після встановлення, яке дистанційно виконують фахівці УСО, використовуючи інтернет-з’єднання. Після визначення регламенту внутрішніх процесів, автоматизована система автоматично підтримуватиме його.

Завантажити програмне забезпечення для електронного документообігу

Програмою можуть користуватися:

Ми виконали автоматизацію бізнесу для багатьох організацій

Відгуки про програму для електронного документообігу

Ви можете залишити свій відгук

Мова інтерфейсу

  Мова базової версії програми: УКРАЇНСЬКА, РОСІЙСЬКА

  Також Ви можете замовити міжнародну версію програми, до якої можете вносити інформацію БУДЬ-ЯКОЮ МОВОЮ. Навіть мову інтерфейсу з легкістю можна змінити самостійно, адже всі назви будуть занесені в окремий текстовий файл.

Замовити автоматизацію обліку для електронного документообігу

Для того щоб придбати дану програму, достатньо лише зателефонувати нам за вказаними у контактних даних телефонами або на скайп, або ж просто написати лист. Наші спеціалісти узгодять з Вами потрібну Вам конфігурацію, підготують угоду та рахунок на оплату.