Учет документооборота

Описание программного обеспечения

Учет документооборота в программном обеспечении «Универсальная Система Учета» организован в автоматическом режиме – программа самостоятельно распределяет составленные ею же разные документы по архивам в соответствии с рубрикацией. В документооборот, который предприятие ведет в процессе деятельности, включаются все внутренние и внешние документы, требуемые для различных организаций, государственных органов, проверяющих инстанций. И весь такой объем будет составляться в автоматизированной системе учета без участия персонала, кроме, конечно, ввода данных, на основании которых идут расчеты, формируются конечные показатели, что должны быть включены в готовую отчетность. Контроль над документооборотом в приложении по учету документооборота устанавливают две функции – автозаполнение и встроенный планировщик задач.

Первая функция свободно оперирует всеми данными, размещенными в системе, и шаблонами, что вложены в нее именно для выполнения этой задачи, причем для любого запроса найдется свой бланк, полностью отвечающий официальным требованиям по формату и содержанию. Для контроля над соответствием правилам заполнения и форме подачи в приложение по учету документооборота встроена нормативно-справочная база, где содержатся все положения и постановления, приказы по оформлению документации именно в той отрасли, где работает предприятие. Поскольку программа находится всегда в действии и ведет мониторинг изменений по отрасли, то эта база будет обновляться с завидной регулярностью, что обеспечит предприятию актуальный формат сдаваемой отчетности. Вторая функция – планировщик – предназначена для контроля над запуском всех автоматически выполняемых работ именно в то время, что обозначено для каждой из них в составленном заранее расписании. Каждый документ в приложении по учету документооборота имеет срок готовности, и за ним следит планировщик, чтобы своевременно дать старт программе и составить нужный отчет.

Все бланки в автоматическом документообороте имеют обязательные реквизиты и, если это нужно, логотип предприятия. Как происходит формирование документооборота в программе учета, теперь понятно. Как организован сам учет? Приложение по учету документооборота имеет простое меню – два блока «Справочники» и «Модули», оба имеют схожее внутреннее строение, но у каждого своя задача. «Справочники» отвечают за организацию регламента по ведению документооборота, согласно организационной структуре предприятия и штатного расписания, поэтому для выполнения этой задачи при настройке системы учета в него добавляют сведения обо всех подразделениях и филиалах предприятия, указывают все реквизиты, если их несколько, перечисляют сотрудников, согласно табели о рангах. На основании этих данных приложение по учету документооборота дает схему движения каждого документа с момента его составления и до распределения в нужный архив. Да, в блоке «Справочники» также перечисляются все документы, с которыми предприятие имеет дело. Сама работа с документами начинается в блоке «Модули», ответственном за регистрацию текущей деятельности предприятия, – именно здесь идет составление отчетов, поскольку именно здесь идет формирование показателей предприятия, что должны быть размещены в документах. В этом блоке составляется реестр сформированной документации, при этом приложение по учету документооборота поддерживает сквозную нумерацию для регистрации документов по мере их готовности.

С кем ведется документооборот? С клиентами, поставщиками, подрядчиками, органами – все его участники перечислены в единой базе контрагентов, что имеет формат CRM. Участники в базе разделены на категории и статусы, согласно которым идет формирование целевых групп для отдельной работы, так как фронт работы с каждой из них совершенно отличен от других. В CRM приложение по учету документооборота размещает реквизиты контрагентов, требуемые при составлении документации, а также историю совместной работы, включая хронологию звонков, электронных писем, встреч, и прикрепляет к «досье» каждого договор, прайс-лист, прочие формуляры, бывшие в работе, для сохранения истории.

Чтобы составить документ, приложение по учету документооборота предлагает специальную форму – окно, заполнение которого соответствующей информацией ведет к формированию документа. При этом требуется указать вторую сторону, в адрес которой тот будет направлен, информацию о ней набирают не с клавиатуры, а выбором нужного контрагента из CRM – для этого предлагается контекстный поиск из любой ячейки, когда при наборе первых букв его наименования из огромного количества участников будет найден требуемый. Для его добавления в форму нужно только кликнуть мышкой, подтвердив свой выбор. Примерно таким способом идет заполнение любых форм, ответственных за подготовку документации, – каждое поле для заполнения имеет встроенное меню, где представлены все варианты возможных ответов, сотрудник должен выбрать соответствующий запросу. Приложение по учету документооборота предлагает ручной ввод только для первичных данных. Скорость готовности – доли секунды после заполнения формы.

Скачать программное обеспечение для учета документооборота

Презентация программы для электронного документооборота

Программой могут пользоваться:

Автоматизация бизнеса нами выполнена для множества организаций

Отзывы о программе для учета документооборота

Вы можете оставить свой отзыв

Язык интерфейса

  Язык базовой версии программы: УКРАИНСКИЙ, РУССКИЙ

  Также Вы можете получить международную версию программы, в которую сможете вносить информацию на ЛЮБОМ ЯЗЫКЕ мира. Даже интерфейс сможете легко перевести самостоятельно, так как все названия будут вынесены в отдельный текстовый файл.

Заказать автоматизацию учета документооборота

Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.