Облік документообігу

Опис програмного забезпечення

Облік документообігу у програмному забезпеченні «Універсальна Система Обліку» влаштований в автоматичному режимі - програма самостійно розподіляє складені нею ж різноманітні документи по архівах відповідно до рубрикації. У документообіг, який підприємств веде у процесі діяльності, додаються усі внутрішні та зовнішні документи, необхідні для різноманітних організацій, державних органів та перевіряючих інстанцій. І увесь такий обсяг буде складатися в автоматизованій системі обліку без участі персоналу, окрім, звичайно, введення даних, на основі яких відбуваються розрахунки, формуються кінцеві показники, які повинні бути додані у готову звітність. Контроль над документообігом у додатку для обліку документообігу встановлюють дві функції - автозаповнення та вбудований планувальник завдань.

Перша функція вільно оперує усіма даними, розташованими у системі, та шаблонами, що додані у неї для виконання саме цього завдання, до того ж, для будь-якого запиту знайдеться свій бланк, який повністю відповідає офіційним вимогам за форматом та змістом. Для контролювання відповідності правилам заповнення та формі подачі у додаток для обліку документообігу вбудована нормативно-довідкова база, де містяться усі положення та постанови, накази по оформленню документації саме у тій галузі, в якій працює підприємство. Оскільки програма перебуває завжди у дії та виконує моніторинг змін у галузі, то ця база буде оновлюватися з надзвичайною регулярністю, що забезпечить підприємству актуальний формат звітності. Друга функція - планувальник - призначена для контролювання запуску усіх автоматично виконуваних робіт саме в той час, який призначений для кожної з них у складеному заздалегідь розкладі. Кожен документ у додатку для обліку документообігу має термін готовності, і за ним стежить планувальник, щоб своєчасно дати старт програмі та скласти потрібний звіт.

Усі бланки в автоматичному документообігу мають обов’язкові реквізити та, у випадку необхідності, логотип підприємства. Як відбувається формування документообігу у програмі для обліку, тепер зрозуміло. Як влаштований сам облік? Додаток для обліку документообігу має просте меню - два блоки «Довідники» та «Модулі», обоє мають схожу внутрішню побудову, але у кожного своє завдання. «Довідники» відповідають за влаштування регламенту по веденню документообігу, відповідно до організаційної структури підприємства та штатного розкладу, тому для виконання цього завдання під час налаштування системи обліку у них додають дані про усі підрозділи та філії підприємства, зазначають усі реквізити, якщо їх декілька, перелічують співробітників, відповідно табелю про ранги. На основі цих даних, додаток для обліку документообігу надає схему руху кожного документу з миті його створення та до розподілу в потрібний архів. Так, у блоці «Довідники» також перераховуються усі документи з якими працює підприємство. Безпосередньо робота з документами починається у блоці «Модулі», відповідальному за реєстрацію поточної діяльності підприємства, - саме тут відбувається створення звітів, оскільки саме тут формуються показники підприємства, які повинні бути показані у документах. У цьому блоці створюється реєстр сформованої документації, при цьому додаток для обліку документообігу підтримує наскрізну нумерацію для реєстрації документів по мірі їх готовності.

З ким ведеться документообіг? З клієнтами, постачальниками, підрядниками, установами - усі його учасники перелічені в єдиній базі контрагентів, яка має формат CRM. Учасники в базі поділені на категорії та статуси, відповідно до яких відбувається формування цільових груп для окремої роботи, адже фронт робіт з кожною з них повністю відрізняється від інших. У CRM додаток для обліку документообігу розташовує реквізити контрагентів, необхідні для створення документації, а також історію спільної роботи, зокрема хронологію дзвінків, електронних листів, зустрічей, та додає до «досьє» кожного угоду, прайс-лист, інші формуляри, які були у роботі, для збереження історії.

Щоб створити документ, додаток для обліку документообігу пропонує спеціальну форму - вікно, заповнення котрого відповідною інформацією веде до формування документу. При цьому необхідно зазначити другу сторону, в адресу якої той буде спрямовано, інформацію про неї вказують не з допомогою клавіатури, а вибором необхідного контрагента з CRM - для цього пропонується контекстний пошук з будь-якої комірки, коли під час друкування перших літер його найменування з величезної кількості учасників буде знайдено потрібний. Для його додавання у форму потрібно тільки клікнути мишкою, підтвердивши свій вибір. Приблизно таким же способом відбувається заповнення будь-яких форм, відповідальних за підготовку документації, - кожне поле для заповнення має вбудоване меню, де представлені усі варіанти можливих відповідей, співробітник повинен обрати відповідну до запиту. Додаток для обліку документообігу пропонує ручне введення тільки для первинних даних. Швидкість готовності - частки секунди після заповнення форми.

Завантажити програмне забезпечення для обліку документообігу

Програмою можуть користуватися:

Ми виконали автоматизацію бізнесу для багатьох організацій

Відгуки про програму для обліку документообігу

Ви можете залишити свій відгук

Мова інтерфейсу

  Мова базової версії програми: УКРАЇНСЬКА, РОСІЙСЬКА

  Також Ви можете замовити міжнародну версію програми, до якої можете вносити інформацію БУДЬ-ЯКОЮ МОВОЮ. Навіть мову інтерфейсу з легкістю можна змінити самостійно, адже всі назви будуть занесені в окремий текстовий файл.

Замовити автоматизацію обліку документообігу

Для того щоб придбати дану програму, достатньо лише зателефонувати нам за вказаними у контактних даних телефонами або на скайп, або ж просто написати лист. Наші спеціалісти узгодять з Вами потрібну Вам конфігурацію, підготують угоду та рахунок на оплату.