Автоматизація обліку замовлень

Автоматизація обліку замовлень

Враховуючи великі обсяги інформації, що надходить, необхідність в оперативному обслуговуванні клієнтів, потреба в якісному здійсненні аналітики, кількісному контролі продукції, передбачається автоматизація обліку замовлень з інсталяцією спеціалізованого додатку. Спеціалізовані програми розроблені з метою оптимізації робочих ресурсів, дозволяють здійснювати повноцінний контроль над усіма процесами. Робота за допомогою автоматизованої системи провадиться над кожним клієнтом в індивідуальному форматі, враховуючи побажання та потреби, аналізуючи ринок, змінюючи підхід із ціноутворенням. Насправді, враховуючи сучасні потреби, організаціям досить складно впоратися по-старому, ведучи документообіг на паперах. Паперовий формат тривалий, а також не надійний, немає гарантії якісного зберігання, а також запобігання витоку матеріалів тощо.

Основним плюсом у впровадженні програмного забезпечення є цифровізація даних, без необхідності оренди окремого приміщення під архіви, витрачаючи дорогоцінний робочий час на пошуки необхідної інформації в горах паперів з урахуванням відсутності можливості надання співробітникам актуальної інформації для виконання термінових завдань. Тому на сьогоднішній день досить складно обійтися без спеціалізованого помічника, який спрощує щоденні бізнес завдання зі своєчасним рішенням, автоматичним виконанням та збереженням даних у необмежених обсягах, а також контролюючи статус запитів та консультацій клієнтів, складаючи загальні показники трудової діяльності тощо. Тому на ринку представлено широке різноманіття різних універсальних програм, які відрізняються не тільки за функціоналом, а й за обсягами оперативної пам'яті, ціною, якістю, швидкістю виконання завдань, загальним показником кількості існуючих робочих завдань користувачів. Тому при виборі варто керуватися лише власними побажаннями, вимогами до універсальної розробки, що підходить саме під вашу діяльність.

Автоматизація замовлень

Автоматизація замовлень передбачає швидку обробку вхідних запитів, з відображенням дати та часу, присвоюючи номер, а потім контролюючи статус виконання з підсумковим аналізом та якістю. Першим кроком для автоматизації внутрішньоорганізаційних процесів, а також спрощена система ведення запитів щодо обліку замовників є вибір спеціалізованого додатку. Ми з радістю представляємо вам на огляд спеціалізовану програму від компанії «Універсальна система обліку». Програмне забезпечення підходить компаніям, які працюють не тільки з готовою продукцією, але й заявки, що здійснює, в індивідуальному порядку. Програмне забезпечення має широкий функціонал, конфігурації, що підходять організаціям будь-яких сфер діяльності. Додаток може охоплювати загальні цілі та завдання відділу маркетингу та складів, постачання, фінансових аналітиків, допомагаючи керуючому бізнесом контролювати та керувати над усіма процесами.

Враховуючи також той факт, що, порівняно з аналогічними додатками, автоматизована розробка УВУ має досить прийнятну, демократичну вартість, що підходить під будь-який гаманець. Як раніше говорилося, асортимент модулів та інструментів дозволяє підібрати відповідні конфігурації, які допомагатимуть щодня користувачам у реалізації робочих завдань швидко та якісно. Крім прийнятної цінової політики також варто враховувати і відсутність щомісячних платежів по абонентській платі. Програма відкривається за допомогою входу через ярлик на робочому столі, після відкриття вікна входу в систему для кожного користувача передбачається окремий логін, який формується під час реєстраційного обліку, відображаючи персональні посадові обов'язки із встановленням захисного пароля для гарантованого збереження конфіденційних даних. Таким чином, кожен користувач буде власником особистого особистого кабінету, доступ до якого не може передаватися стороннім особам для користування.

Автоматизація збирання замовлень

Автоматизація складання замовлень за допомогою програми виконується в онлайн та офлайн режимі. Для початку дозвольте трохи розповісти про програмне забезпечення. Програма має гарний дизайн інтерфейсу, з темами, які користувачі можуть самостійно видозмінювати у будь-який час за бажанням. Також на вибір передбачається використання однієї або кількох із 96 представлених іноземних мов для взаємодії з різними іноземними замовниками. Також користувачі, крім стаціонарних комп'ютерів, можуть використовувати мобільний додаток, вільно пересуваючись по відділеннях, а також поза офісом.

До кожного працівника передбачається певний рівень користувальницьких можливостей, ґрунтуючись на посадових обов'язках, щоб кожен бачив лише ту інформацію, яка входить до переліку повноважень. Окремі права доступу надаються керівником організації окремо. Що досить зручно так це те, що в системі всі користувачі зможуть одночасно без очікування входити в утиліті і виконувати поточні завдання з можливістю передачі повідомлень з файлами, що вкладаються. При цьому робота буде спрощена, а також прискорена, покращуючи показники, що фактично відображаються при співпраці з контрагентами. Програма швидко освоюється навіть недосвідченим користувачем, використовуючи меню з трьома розділами «Модулі», «Довідники», «Звіти». Основним довідником у додатку є номенклатура, що відображає всі позиції продукції, перелік послуг компанії, витратних матеріалів.

Автоматизація обробки замовлень

Автоматизація обробки замовлень здійснюється автоматично, зчитуючи загальні відомості по замовнику, фіксуючи дані в електронних журналах з урахуванням датування та вказівки часу, присвоюючи номер, що відображається в реєстрі. Статус усіх запитів буде контролюваний, зіставляючи терміни виконання, а також якісні показники із зазначенням дедлайну. Ціни на продукцію та послуги вказуються в утиліті в прейскуранті, з урахуванням повної назви, артикула, опису, що додається, також прикріплюючи картинки для зручності ознайомлення з єдиним форматом пропозицій. При запитах буде враховуватися єдина кількість послуг і товарів, що використовуються, розрахунки будуть виконуватися автоматично, за рахунок вбудованого калькулятора із заданими розрахунками. При цьому спеціалістам немає потреби витрачати ресурси на прийняття та обробку запитів, проведення розрахункових операцій, система виконує всі заходи в автоматичному форматі.

Крім цього, при розрахункових операціях будуть враховуватися знижки, що додатково надаються постійним клієнтам, зниження ціни при акціях на певні послуги та товари, а також націнку за терміновість або індивідуальне замовлення. Всі процеси будуть проводитися за прозорою схемою, за винятком недоліків або фортифікації показників, оптимізуючи робочі ресурси. Спеціалізована утиліта оснащена, крім усього, додатковими можливостями, які дозволяють аналізувати трудову діяльність усіх фахівців, удосконалюючи крім взаємовідносин з контрагентами, прийом запитів та виконання замовлень, а також контролюючи загальні відомості відпрацьованого часу тощо. Наприклад, при встановленні відео стеження, в даний час, можна зіставляти повні відомості, що відбуваються в кожному відділенні, виявляючи своєчасно порушення. Аналіз робочої діяльності буде фіксований в табелях кожного співробітника, щомісяця виробляючи розрахунок заробітної плати з виплатою на підставі фактичних показників. Додаток може аналізувати роботу в штатних та позаштатних працівників, роблячи виплати відповідно до фіксованого окладу або відрядної оплати праці. Таким чином, можливо аналізувати дані щодо планових робіт, виконаних обсягів та продажів.

Автоматизація замовлень постачальникам

Автоматизація замовлень постачальникам провадиться при детальному аналізі залишків продукції, виявляли ліквідні та неліквідні позиції, змінюючи обсяги номенклатури. При цьому для заповнення відсутніх ліквідних найменувань буде автоматично сформована заявка постачальникам, гарантуючи безперервну діяльність зі збільшенням оборотів за рахунок постійних продажів. Додаток допомагає у проведенні зіставлення даних щодо статусу всіх заявок на поповнення продукції, виявляючи найпостійніших і фінансово вигідних з погляду постачальників, ціни, продукції яких є прийнятними. Також передбачається можливість зіставлення розрахунків, підсумовуючи загальну суму принесеного прибутку із собівартістю товарів, особливо при взаєморозрахунках в іноземній валюті.

Додатково для керівництва надаватиметься звітність з аналітики та статистики, з датуванням та загальними показниками суми доходів і витрат, щоб надалі вибудувати планові роботи зі збільшення зацікавленості споживачів у послугах і товарах, що надаються, реалізуючи у більшому обсязі. Для зручності та швидкого, своєчасного формування документації та звітності, виконання різнопланових завдань, які необхідно систематично виконувати, передбачається використання планувальника завдань. Наприклад, при резервному копіюванні даних система автоматично здійснить цю операцію, представляючи звіт про виконану роботу, із збереженням інформації у хмарі, без переживань за витік або некоректне зберігання. Також передбачається можливість реалізації додаткових завдань, таких як інвентаризація, надсилання інформаційних повідомлень, створення звітності тощо.

Автоматизація системи замовлень

Автоматизація системи замовлень передбачає можливість аналізу контрагентів, зіставляючи загальні показники прибутку за певний проміжок часу із визначенням постійних покупців, винагороджуючи за лояльність додатковими привілеями у вигляді знижок та бонусних нарахувань. У програмі доступно аналізувати дані по замовленням, що раніше здійснювалися, певним покупцем, відображаючи підсумкову суму платежів. Також можна знайти необхідне замовлення за допомогою внесеного номера або суми оплати. За всіма контрагентами будуть сформовані окремі картки з веденням єдиної бази, яка у регулярній формі доповнюватиметься відомостями. Запити будуть наочно класифіковані за статусом, з можливістю зміни режиму кольору обраних осередків для їх розмежування. У програмному забезпеченні легко сформувати нове замовлення при відкритті електронної картки з автоматичним зазначенням дати та часу для зручності менеджерів.

У картці вказується підсумкова дата надання товарів чи надання послуг, обираючи контрагента з єдиної бази CRM. Як бачите, заповнення здійснюється швидко, точно, перенаправляючи запит у наступні відділення для виконання. Враховуючи необмеженість можливостей програмного забезпечення, передбачається доставка товарів, виїзд спеціалістів додому, відображаючи розташування адрес на географічних картах. Також можна займатися геопозицією працівників, кур'єрів. У системі доступно одночасно вносити інформацію, яка буде у вихідному варіанті збережена в базі. Таким чином, якщо інформація про продукцію, послуги, контрагенти вже є в системі, то можливо внести доповнення без необхідності перезапису, що в свою чергу зазнає значних втрат часу. Отже, для швидкого пошуку необхідної інформації можливо використовувати контекстний пошуковик, що в рази скорочує втрату робочого часу. Якщо інформація відсутня, вона швидко вноситься, використовуючи електронні шаблони. Електронні шаблони допомагають швидко працювати з документацією та звітністю.

Автоматизація керування замовленнями

Автоматизація управління замовленнями передбачає також співпрацю з контрагентами. З наявністю контактних матеріалів у картках клієнта, можливо використовувати відправку голосових та текстових повідомлень для постачання відповідної інформації щодо вигідних умов придбання продукції та послуг, забезпечення звіту про статус обробки запитів та доставки, платежі та заборгованості, накопичені балів за лояльність тощо. Клієнти можуть самостійно стежити за стрічкою новин компанії, встановлюючи мобільний додаток, реєструючись на сайті, в соціальних мережах. Там же можна й оформляти замовлення з доставкою, вибираючи позиції товарів та послуг, у подальшому оформляючи обрані позиції в кошику з прив'язкою платіжної та дисконтної картки. Зв'язок з контрагентами здійснюється не тільки при надсиланні голосових або текстових листів, але й отримуючи вхідні дзвінки при використанні телефонної АТС, налаштування автовідповідача.

Таким чином, вхідний виклик буде зафіксовано з подальшим записом розмови, аналізуючи статус взаємовідносин, якість обслуговування. При цьому попередньо буде надано детальну інформацію про контрагента, даючи можливість фахівцеві підготуватися до розмови з подальшою консультацією, при цьому покращуючи якість взаємовідносин та прискорюючи процес прийому та обробки запиту, підвищуючи лояльність. Враховуючи автоматизацію ведення всіх бізнес-процесів, пропонується також здійснення прийому платежів у безконтактному режимі, припускаючи взаємодію з банківськими сервісами, мобільним додатком, перерахуванням коштів з розрахункових рахунків, зчитуванням QR та переказом через платіжні термінали. Враховується також і прийом іноземної валюти з оперативним конвертуванням грошових одиниць за курсом на національну валюту. Фінансова діяльність також фіксуватиметься у додатку, припускаючи зручний формат інтеграції з 1С бухгалтерією.

Купити автоматизацію для обліку замовлень

Купити автоматизацію для обліку замовлень легко, звертаючись до фахівців компанії USU.kz. При цьому ви отримаєте додаткову консультацію, за допомогою у виборі необхідних модулів, інструментів, враховуючи сферу діяльності. Варто також відзначити і той факт, що автоматизоване забезпечення, крім безмежності всілякого функціоналу, здатне інтегрувати з різноплановим обладнанням, додатками, сервісами, покращуючи якісні показники та ударними темпами удосконалюючи бізнес. Немає потреби споживати ресурси (час та гроші) на розміщення реклами на сторонніх сайтах, використовуючи соціальні мережі, онлайн-магазини, мобільну версію програми.

За допомогою спеціалізованого софту ви зможете аналізувати дані з найбільш вигідними умовами, вкладеними засобами реклами. У додатку, враховуючи продаж товарів, передбачається необхідність виконання інвентаризації, яку додаток здійснює автоматично без припинення діяльності магазинів і складів. Усі документи, звіти та рахунки, акти реально друкувати відразу на інтегрованих принтерах різних моделей, або відкладати друк на потім. Для оцінки можливостей програми передбачається встановлення безкоштовної демо-версії. Не відкладайте вдосконалення бізнес-процесів на потім, враховуючи постійно зростаючу конкуренцію, необхідність модернізації робочих процесів. Придбайте ліцензовану версію, враховуючи доступний ціновий поріг, відсутність додаткових вкладень коштів, а також підтримку взаємодії з різними приладами обліку.

Переглянувши наступне відео, можна швидко ознайомитись з можливостями програми УСО – Універсальної Системи Обліку. Якщо Ви не бачите завантажене на YouTube відео, обов’язково напишіть нам і ми знайдемо інший спосіб показати Вам демонстраційне відео!